Co o nás říkají naše e-maily?

Představte si, že by váš e-mail uměl mluvit. Co by vám asi tak řekl? Byl by s vámi, coby s odesílatelem, spokojen? Co by mu mohlo vadit?

1. NEUMÍME SPRÁVNĚ NAPSAT SLOVO E-MAIL
Teď už na vlastní oči vidíte, jak má takové slovo „e-mail“ správně vypadat. Podrobnější informace můžete najít v mém e-booku Více než 20 pravopisných chytáků, se kterými si už nebudete lámat hlavu.

2. PŘEDMĚT E-MAILU PONECHÁVÁME PRÁZDNÝ
Není to škoda? Vy nechcete, aby si adresát vaši e-mailovou zprávu přečetl? On ale potřebuje vědět, čeho se e-mail týká. A k tomu nám právě slouží předmět e-mailu, chcete-li název. (V dopisech mu odpovídá kolonka „věc“.)

3. NEUMÍME ZVOLIT SPRÁVNÉ OSLOVENÍ
Pokud píšete e-mail oficiální, formální, oslovujte nejlépe všeobecným pozdravem „Vážená paní“, „Vážený pane“, „Vážení přátelé“, „Vážení klienti“ nebo stručně a jasně „Vážení“.
Můžete být i více konkrétní a použít jméno a popřípadě i akademický titul či vojenskou hodnost. Například: „Vážená paní inženýrko“, „Vážená paní Skálová“, „Vážený pane plukovníku“, „Vážený pane Skálo“.

Zapište si za uši:

• za titul už nepíšeme jméno (Nebudeme tedy oslovovat „Vážená paní inženýrko Skálová“.)
• oslovujeme 5. pádem (Zapomeňte na to, že byste pana Skálu oslovovali „Vážený pane Skála“.)

4. V OFICIÁLNÍM E-MAILU S OBLIBOU POUŽÍVÁME POZDRAV „DOBRÝ DEN“
Ten se hodí spíše pro neoficiální, neformální e-mailovou korespondenci s přáteli a kolegy. Zkrátka v e-mailech osobní povahy.

5. NÁŠ E-MAIL NEVYPADÁ HEZKY
Ponechám jen na vaší fantazii, co e-mailem hodláte sdělit. Pište, co chcete. Ale hlavně stručně a výstižně. Žádné romány, to nikdo nemá čas číst. Zaměříme se teď na to, jak to našemu e-mailu sluší. No, většinou nic moc. Své vypracované tělo má oblečené do nepadnoucího kabátku. Co pro to musíme udělat, aby z něj byl opět štramák?

• Text e-mailu rozdělujeme do odstavců.
• Každý další odstavec oddělujeme mezerou.
• Písmo volíme spíše střídmé, aby se našemu „mejlíku“ nezatočila hlava ze všech těch načančaných a přezdobených písmenek.
• Občas text zdůrazníme tučným písmem.
• Slova na konci řádků nerozdělujeme.
• Text nezarovnáváme do bloku.
• Nepřeháníme to s barvou pozadí a písma, v jednoduchosti je krása.
• Do textu e-mailu je dobré připojit informaci o tom, že jste odeslali také přílohu (nebo více příloh). Alespoň budete mít jistotu, že ji adresát nepřehlédne.

6. NE VŽDY POUŽIJEME VHODNÝ ZÁVĚREČNÝ POZDRAV
E-mail zakončíme pozdravem. (Kdo se ve psaní vyzná, zvládne to raz dva. Pokud však nepatříte mezi zdatné „psavce“, nevadí. Ani vy nemusíte zoufat.  Věřte, že si bohatě vystačíte s obligátním „S pozdravem“ nebo „S přátelským pozdravem“.)

PAMATUJTE, za pozdravem nepíšeme tečku ani čárku. Proč? Není to věta. Tak to prostě je. I když…
Jsou i výjimky. Když napíšete pozdrav ve formě věty, pak se za ním tečka pochopitelně píše. Například: „Těšíme se na společné setkání a srdečně Vás zdravíme.“
Hned za pozdravem pak následuje váš ctěný podpis, adresa (popřípadě vaše firemní pozice a kontakty na vás).

7. TVARY ZÁJMEN VÁŠ, VY, VÁM S MALÝM, NEBO VELKÝM PÍSMENEM?
Ať už píšete e-mail jedné osobě, nebo více osobám, pište velké V. Jednoduché, že? (Názory na psaní v/V se však dost liší. Řada lidí to řeší spíše pocitově. Podle toho, jak velkou úctu k adresátovi chovají. Nechám tedy na vás/Vás, jak se rozhodnete. Ale psaní velkého V je pro formální komunikaci vhodnější.)

8. DĚLÁME CHYBU, KDYŽ ZA PODPISEM PÍŠEME TEČKU
Za podpisem tečku nepíšeme,  podobně jako v nadpisech či podnadpisech. (Ovšem otazník a vykřičník můžete za nadpis uvést. To jen tak pro pořádek, ať si rozumíme. Vidíte to názorně u bodu 7.)

Bylo to náročné, než jsme se prokousali celým e-mailem, že? Až budete zase nějaký psát, vzpomeňte si na můj blogový článek. Vás e-mail (i adresát) vám za to budou jistě vděčni.

Budu se těšit na  komentáře pod článkem.

Čeština se mnou je Čeština pro všechny

vaše Erika